Notre cheffe de projet partenaire Elena Zubareva a supervisé des projets e-commerce dans de nombreux secteurs : pharmacie, habillement, électroménager, alimentation et boissons, art. Avec son aide, notre équipe développe, migre, met à niveau et refond des boutiques en ligne.
Qu'est-ce qui aide Elena et son équipe à tenir les délais ?
Comment choisir le bon modèle de tarification pour un projet ?
Comment gérer les conflits au sein d'une équipe ?
Réponses ci-dessous !
Au lancement d'un projet, le client et son partenaire de développement doivent s'accorder sur un modèle de tarification*. Comment choisir l'option la plus adaptée ?
*Le modèle de tarification définit les obligations de paiement entre le client et le prestataire.
Elena : « Comparons d'abord les deux modèles de tarification les plus courants, avec leurs avantages et leurs inconvénients.
Le forfait convient généralement au développement d'un MVP (une version de démonstration du produit qui sert à tester l'idée commerciale) et aux projets dont le budget et les possibilités sont limités
Avantages : prix fixe, délais clairs, résultats prévisibles.
Inconvénients : planification longue ; pas de correction des défauts imprévus ; impossibilité d'adapter le projet aux évolutions du marché pendant le développement.
La régie (Time & Material) convient pour
– un projet de long terme
– un projet aux exigences évolutives
– un projet sans périmètre défini.
Avantages : souplesse pour apporter des changements à la demande du client ou selon le marché ; planification itérative ; meilleure qualité de la solution finale grâce à la correction des défauts imprévus et à des améliorations non planifiées.
Inconvénients : budget et délais non définis.
Pour faire le bon choix, il faut évaluer plusieurs caractéristiques du projet. Les plus courantes sont :
– le budget
– le type de projet — par exemple, création d'une boutique en ligne de zéro, migration vers une autre plateforme e-commerce, développement de thème.
– le périmètre — nombre de tâches, résultats attendus, contraintes, etc.
– la date de mise en ligne prévue.
Une fois cette évaluation faite, on peut choisir le modèle adapté. Dans ma pratique, la régie est plus fréquente. »
Quelles sont vos stratégies pour éviter les dépassements de délais ?
Elena : « Il faut veiller à la fois à l'organisation des processus et à la motivation des collaborateurs. Je garde en tête quelques principes de base :
– Réagir à temps à tout signal qui touche le projet. Par exemple, quelqu'un tombe malade ou s'épuise, un conflit éclate dans l'équipe ou la production cesse de fonctionner
– Connaître les forces et les faiblesses de chaque membre de l'équipe pour répartir le travail en conséquence
– S'assurer que chacun comprend le domaine métier et ses propres tâches.
– Construire les workflows et choisir les outils avec l'équipe. Cela améliore la qualité du processus, la rapidité et la capacité à fixer des délais réalistes.
– Entretenir une ambiance bienveillante : apporter une aide concrète aux collaborateurs et résoudre les conflits ensemble.
– Rester positive :)
Et voici quelques tactiques concrètes qui m'aident à limiter les problèmes de délais :
– Le point quotidien sur l'avancement avec l'équipe permet de détecter les écarts par rapport au planning dès le début, voire de les éviter
– La rétrospective est particulièrement importante pour les grandes équipes (10 personnes et plus). On y partage ce qui a bien fonctionné pendant le sprint et ce qui peut être amélioré. Cela permet de tirer les leçons des erreurs et de se constituer des méthodes de travail éprouvées. Pour impliquer chaque membre de l'équipe, j'organise un vote général ou je fournis un document listant les causes possibles des problèmes, à remplir de façon anonyme.
– Les entretiens individuels avec les membres de l'équipe offrent un espace sûr où chacun peut s'exprimer et obtenir ce dont il a besoin pour rester motivé
– Le planning poker aide à fixer des délais réalistes et pratiques tout en impliquant chaque membre de l'équipe. En bref, cette technique utilise des cartes pour estimer par consensus l'effort nécessaire avec toute l'équipe.
Si un report de délai reste inévitable, mon rôle est de donner au client une explication complète et des arguments solides sur les raisons. Une fois un accord trouvé, nous adaptons notre stratégie, par exemple en redistribuant les tâches. »
Outre les retards, quels autres défis rencontrez-vous souvent ?
Elena : « Un autre défi, ce sont les conflits internes.
J'en ai géré un récemment. La cause : des avis divergents dans l'équipe sur la manière de résoudre une tâche de développement. C'est d'ailleurs la cause de conflit la plus fréquente.
Pour trouver un consensus, je donne la parole aux deux parties : chacune explique sa vision, présente ses arguments, critique la position adverse, etc.
Ensuite, nous avons résumé les deux points de vue et les avons présentés à notre Development Team Lead. Nous avons ainsi trouvé un compromis, et le conflit a été réglé. »
Comment vos clients sont-ils informés de l'avancement du projet ? Quelles informations leur fournissez-vous ?
Elena : « La forme du suivi dépend des attentes du client et des particularités du projet. Le plus souvent, nous utilisons les moyens suivants, ou une combinaison de ceux-ci :
– Rapports quotidiens ― ils indiquent les tâches terminées et celles prévues pour le lendemain
– Réunions hebdomadaires ― nous y faisons le point sur ce qui a été réalisé et ce qui est prévu, et synchronisons les tâches avec l'équipe du client
– Diagramme de Gantt ― un planning visuel du projet. C'est un graphique à barres qui fait apparaître les tâches, leur enchaînement et leurs délais de réalisation.
Si le client le souhaite, nous utilisons des outils de gestion de projet. Par exemple Asana ― gratuit, simple et doté de toutes les fonctions essentielles. Ou Jira ― payant, mais aux fonctionnalités avancées. »
Être cheffe de projet peut être éprouvant. Il faut traiter les demandes des clients et de l'équipe, régler les conflits, coordonner les tâches, prendre des décisions, et tout cela parfois dans le désordre et la tension. Avez-vous déjà connu un burn-out ?
Elena : « Oh, c'est une bonne question.
À une époque, je ne décrochais pas du travail pendant mon temps libre. Par exemple, je planifiais des appels avec des clients tard le soir. Faute de vrai repos, mes ressources se sont épuisées et je me sentais complètement vidée.
Qu'est-ce qui m'a aidée à récupérer ? Tracer une limite claire entre travail et temps libre. Aujourd'hui, je ne m'occupe du travail que pendant les heures de bureau et je me consacre ensuite à ma vie personnelle, au repos et aux loisirs. Mon travail et moi nous en portons très bien :) »
Elena, merci beaucoup pour cet échange si instructif !
Elena : « Avec plaisir, merci à vous ! »