Nasza partnerska PM Elena Zubareva nadzorowała projekty e-commerce w wielu branżach: farmacji, odzieży, AGD, żywności i napojach, sztuce. Z jej wsparciem nasz zespół tworzy, migruje, aktualizuje i przeprojektowuje sklepy internetowe.
Co pomaga Elenie i jej zespołowi dotrzymywać terminów?
Jak wybrać odpowiedni model rozliczeń dla projektu?
Jak radzić sobie z konfliktami w zespole?
Dowiedzą się Państwo poniżej!
Na starcie projektu klient i partner technologiczny muszą uzgodnić model rozliczeń*. Jak wybrać najlepszą opcję?
*model rozliczeń określa zobowiązania płatnicze między klientem a wykonawcą.
Elena: „Najpierw porównam dwa najpopularniejsze modele rozliczeń, ich zalety i wady.
Fixed price zazwyczaj sprawdza się przy tworzeniu MVP (wersji demonstracyjnej produktu, służącej do przetestowania pomysłu na biznes) oraz w projektach z ograniczonym budżetem i możliwościami
Zalety: stała cena, jasne terminy, przewidywalne rezultaty.
Wady: długie planowanie; brak możliwości naprawy nieprzewidzianych usterek; brak możliwości dostosowania projektu do zmian rynkowych zachodzących w trakcie prac.
Time & Material sprawdza się w przypadku
– projektu długoterminowego
– projektu ze zmieniającymi się wymaganiami
– projektu bez zdefiniowanego zakresu prac.
Zalety: elastyczność we wprowadzaniu zmian na życzenie klienta lub zgodnie z potrzebami rynku; planowanie iteracyjne; wyższa jakość końcowego rozwiązania dzięki naprawie nieprzewidzianych usterek i nieplanowanym usprawnieniom.
Wady: nieokreślony budżet i harmonogram.
Aby dokonać właściwego wyboru, trzeba ocenić szereg cech projektu. Najczęściej są to:
– budżet
– typ projektu — na przykład stworzenie sklepu internetowego od zera, migracja na inną platformę e-commerce, stworzenie motywu.
– zakres — liczba zadań do wykonania, oczekiwane rezultaty, ograniczenia itp.
– przewidywana data wydania.
Po tej ocenie można wybrać odpowiedni model. W mojej praktyce częściej spotykam Time & Material”.
Jakie są Pani strategie, by nie przekraczać terminów?
Elena: „Trzeba zwracać uwagę zarówno na organizację procesu, jak i na motywację pracowników. Pamiętam o kilku podstawowych zasadach:
– Reagować na czas na wszelkie sygnały, które wpływają na projekt. Na przykład ktoś się przeziębił lub wypalił, w zespole pojawił się konflikt albo przestała działać produkcja
– Poznać mocne i słabe strony każdego członka zespołu, aby odpowiednio rozdzielać pracę
– Upewnić się, że każdy w zespole rozumie dziedzinę projektu i swoje zadania.
– Budować procesy i wybierać narzędzia razem z zespołem. Pomaga to poprawić jakość procesu, jego tempo i umiejętność wyznaczania realistycznych terminów.
– Dbać o atmosferę wsparcia: oferować pracownikom realną pomoc, wspólnie rozwiązywać konflikty.
– Zachować pozytywne nastawienie :)
A oto kilka konkretnych taktyk, które pomagają mi ograniczać problemy z terminami:
– Codzienne omawianie postępów z zespołem pomaga wykryć odchylenia od harmonogramu już na samym początku, a nawet im zapobiec
– Retrospektywa jest szczególnie ważna w dużych zespołach (10+ osób). Dzielimy się na niej wnioskami, co działało dobrze w sprincie, a co można poprawić. Pomaga to uczyć się na błędach i wypracować zestaw sprawdzonych metod na przyszłość. Aby zaangażować każdego członka zespołu, organizuję wspólne głosowanie albo udostępniam dokument z możliwymi przyczynami problemów do anonimowego wypełnienia.
– Spotkanie 1:1 z członkami zespołu to bezpieczne miejsce, w którym każdy może się wypowiedzieć i dostać wszystko, czego potrzebuje, by zachować motywację
– Planning poker pomaga wyznaczać realistyczne i wygodne terminy realizacji zadań, angażując przy tym każdego członka zespołu. W skrócie: ta technika wykorzystuje karty do konsensusowej wyceny pracochłonności projektu przez cały zespół.
Jeśli przesunięcie terminu jest jednak nieuniknione, moim zadaniem jest przedstawić klientowi wyczerpujące wyjaśnienie i solidne argumenty, dlaczego tak się stało. Po osiągnięciu porozumienia aktualizujemy strategię. Na przykład rozdzielamy zadania na nowo”.
Z jakimi innymi wyzwaniami, poza terminami, często się Pani mierzy?
Elena: „Kolejnym wyzwaniem są konflikty wewnętrzne.
Niedawno rozwiązywałam jeden z nich. Przyczyną były różne opinie członków zespołu na temat rozwiązania zadania programistycznego. To zresztą najczęstsza przyczyna konfliktów.
Aby znaleźć konsensus, oddaję głos obu stronom konfliktu: niech przedstawią swoje wizje, argumenty, skrytykują stanowisko drugiej strony itd.
Następnie podsumowaliśmy obie opinie i przedstawiliśmy je naszemu Development Team Leadowi. W efekcie znaleźliśmy kompromisowe rozwiązanie i konflikt został zażegnany”.
W jaki sposób klienci są informowani o postępach projektu? Jakie informacje Pani im przekazuje?
Elena: „Forma raportowania zależy od potrzeb klienta i specyfiki projektu. Najczęściej korzystamy z poniższych sposobów lub ich kombinacji:
– Raporty dzienne ― określają, które zadania zostały ukończone, a którymi zajmiemy się następnego dnia
– Cotygodniowe spotkania ― omawiamy na nich, co zostało zrobione i co jest zaplanowane, oraz synchronizujemy zadania z zespołem klienta
– Wykres Gantta ― wizualny harmonogram projektu. To wykres słupkowy, na którym zaznaczone są zadania, ich kolejność i czas realizacji.
Na życzenie klienta stosujemy narzędzia do zarządzania projektami. Na przykład Asanę ― jest darmowa, prosta w obsłudze i ma wszystkie niezbędne funkcje. Albo Jirę ― jest płatna, ale oferuje zaawansowaną funkcjonalność”.
Praca Project Managera bywa wymagająca. Trzeba rozwiązywać problemy klientów i zespołu, łagodzić konflikty, koordynować zadania, podejmować decyzje – i to czasem w chaosie i napięciu. Czy doświadczyła Pani wypalenia?
Elena: „O, to dobre pytanie.
Był czas, gdy w wolnym czasie nie odcinałam się od zadań zawodowych. Na przykład umawiałam rozmowy z klientami późnym wieczorem. Ponieważ nie odpoczywałam właściwie, moje zasoby się wyczerpały i czułam się bardzo zmęczona.
Co pomogło mi wrócić do formy? Wyznaczenie granicy między pracą a czasem wolnym. Teraz wykonuję obowiązki zawodowe tylko w godzinach pracy, a po pracy skupiam się na sprawach prywatnych, odpoczynku i rozrywce. Dobrze mamy się zarówno ja, jak i moja praca :)”
Eleno, bardzo dziękujemy za tak ciekawą rozmowę!
Elena: „Nie ma za co, dziękuję!”