La nostra project manager partner Elena Zubareva ha seguito progetti e-commerce in molti settori: farmaceutico, abbigliamento, elettrodomestici, food & beverage, arte. Con il suo supporto il nostro team sviluppa, migra, aggiorna e riprogetta negozi online.
Cosa aiuta Elena e il suo team a rispettare le scadenze?
Come scegliere il modello di prezzo giusto per un progetto?
Come gestire i conflitti all'interno del team?
Scopritelo qui sotto!
All'avvio di un progetto, cliente e partner di sviluppo devono accordarsi su un modello di prezzo*. Come scegliere l'opzione più adatta?
*Il modello di prezzo stabilisce gli obblighi di pagamento tra cliente e fornitore.
Elena: "Prima di tutto confrontiamo i due modelli di prezzo più comuni, con i loro pro e contro.
Il prezzo fisso è generalmente adatto allo sviluppo di un MVP (una versione dimostrativa del prodotto usata per testare l'idea di business) e ai progetti con budget e possibilità limitati
Pro: prezzo fisso, scadenze chiare, risultati prevedibili.
Contro: pianificazione lunga; nessuna correzione dei difetti imprevisti; impossibilità di adattare il progetto ai cambiamenti di mercato durante lo sviluppo.
Il modello Time & Material è adatto per
– un progetto a lungo termine
– un progetto con requisiti che cambiano
– un progetto senza un ambito definito.
Pro: flessibilità nell'apportare modifiche su richiesta del cliente o per esigenze di mercato; pianificazione iterativa; maggiore qualità della soluzione finale grazie alla correzione dei difetti imprevisti e a miglioramenti non pianificati.
Contro: budget e tempi non definiti.
Per scegliere bene bisogna valutare alcune caratteristiche del progetto. Le più comuni sono:
– il budget
– il tipo di progetto — ad esempio lo sviluppo di un negozio online da zero, la migrazione a un'altra piattaforma e-commerce, lo sviluppo di un tema.
– l'ambito — il numero di attività, i risultati attesi, i vincoli, ecc.
– la data di rilascio prevista.
Completata la valutazione, si può scegliere il modello più adatto. Nella mia esperienza il Time & Material è più comune."
Quali strategie usate per evitare di sforare le scadenze?
Elena: "Bisogna curare sia l'organizzazione dei processi sia la motivazione delle persone. Tengo a mente alcuni principi di base:
– Reagire in tempo a qualsiasi segnale che riguarda il progetto. Ad esempio, qualcuno si ammala o è esausto, nasce un conflitto nel team oppure la produzione smette di funzionare
– Conoscere i punti di forza e di debolezza di ogni membro del team per distribuire il lavoro di conseguenza
– Assicurarsi che ognuno comprenda il dominio e i propri compiti.
– Costruire i flussi di lavoro e scegliere gli strumenti insieme al team. Questo migliora la qualità del processo, la velocità e la capacità di fissare scadenze realistiche.
– Mantenere un clima di supporto: offrire un aiuto concreto alle persone e risolvere i conflitti insieme.
– Restare positivi :)
Ed ecco alcune tattiche concrete che mi aiutano a ridurre al minimo i problemi di scadenze:
– La discussione quotidiana dei progressi con il team aiuta a individuare fin da subito gli scostamenti dalla tabella di marcia, o addirittura a prevenirli
– La retrospettiva è particolarmente importante per i team numerosi (oltre 10 persone). Qui si condivide cosa ha funzionato bene durante lo sprint e cosa si può migliorare. Questo aiuta a imparare dagli errori e a consolidare metodi di lavoro efficaci per il futuro. Per coinvolgere tutti organizzo una votazione generale oppure fornisco un documento con le possibili cause dei problemi da compilare in forma anonima.
– I colloqui individuali con i membri del team sono uno spazio sicuro in cui ognuno può esprimersi e ottenere ciò che serve per restare motivato
– Il planning poker aiuta a fissare scadenze realistiche e comode coinvolgendo ogni membro del team. In breve, con questa tecnica tutto il team stima l'impegno necessario tramite carte, fino a raggiungere un consenso.
Se uno slittamento è comunque inevitabile, il mio compito è dare al cliente una spiegazione esauriente e argomenti solidi sul perché è successo. Raggiunto un accordo, aggiorniamo la strategia, ad esempio ridistribuendo le attività."
Oltre ai ritardi, quali altre sfide affrontate spesso?
Elena: "Un'altra sfida sono i conflitti interni.
Di recente ne ho gestito uno. Il motivo erano opinioni diverse nel team su come risolvere un'attività di sviluppo. È, tra l'altro, la causa di conflitto più frequente.
Per trovare un accordo do la parola a entrambe le parti: spiegano la propria visione, portano argomenti, criticano la posizione dell'altro e così via.
Poi abbiamo riassunto le due opinioni e le abbiamo presentate al nostro Development Team Lead. Alla fine abbiamo trovato una soluzione di compromesso e il conflitto si è risolto."
Come vengono informati i clienti sull'avanzamento del progetto? Quali informazioni fornite?
Elena: "La forma del monitoraggio dipende dalle richieste del cliente e dalle particolarità del progetto. Di solito usiamo questi strumenti o una loro combinazione:
– Report giornalieri ― indicano le attività completate e quelle previste per il giorno successivo
– Riunioni settimanali ― discutiamo cosa è stato fatto e cosa è pianificato e sincronizziamo le attività con il team del cliente
– Diagramma di Gantt ― una pianificazione visiva del progetto. È un grafico a barre che evidenzia le attività, la loro sequenza e i tempi di completamento.
Su richiesta del cliente utilizziamo strumenti di project management. Ad esempio Asana ― gratuito, facile da usare e con tutte le funzioni essenziali. Oppure Jira ― a pagamento, ma con funzionalità avanzate."
Fare la project manager può essere impegnativo. Bisogna gestire le richieste di clienti e team, risolvere conflitti, coordinare attività, prendere decisioni, e tutto questo a volte nel caos e sotto pressione. Le è capitato di andare in burnout?
Elena: "Oh, bella domanda.
C'è stato un periodo in cui non staccavo dal lavoro nemmeno nel tempo libero. Ad esempio, fissavo chiamate con i clienti a tarda sera. Senza un vero riposo le mie energie si sono esaurite e mi sentivo davvero sfinita.
Cosa mi ha aiutato a riprendermi? Tracciare un confine netto tra lavoro e tempo libero. Ora mi occupo del lavoro solo in orario lavorativo e dopo mi dedico alla vita personale, al riposo e allo svago. Sia io sia il mio lavoro stiamo benissimo :)"
Elena, grazie mille per questa conversazione così ricca di spunti!
Elena: "Prego, grazie a voi!"